Denominación del puesto:
Adjunto/a al Director de Family Office e Inversiones

Área:
Unidad de Negocio de Inversiones – Family Office

Dependencia jerárquica:
Director de Inversiones – Family Office

Dependencia funcional:
Dirección General y Presidencia en asuntos relacionados con el patrimonio familiar.

Personal a cargo:
Sin dependencia jerárquica inicial, aunque coordina funcionalmente proveedores, administradores de fincas, APIs, empresas de mantenimiento, industriales y colaboradores externos.

2. MISIÓN DEL PUESTO

Actuar como la figura de confianza y apoyo directo al Director de Family Office e Inversiones, asumiendo la coordinación operativa, administrativa y organizativa de la unidad, garantizando la correcta gestión de los activos inmobiliarios y patrimoniales, la ejecución eficiente de los proyectos y la disponibilidad permanente de información para la toma de decisiones estratégicas.

Su misión es profesionalizar y optimizar la operativa del Family Office, permitiendo que la Dirección concentre sus esfuerzos en la identificación de oportunidades de inversión, la negociación de operaciones y el desarrollo de nuevas líneas de negocio y diversificación patrimonial.

3. FINALIDAD ESTRATÉGICA DEL PUESTO

La creación de esta posición responde a la necesidad de consolidar la evolución del Family Office como una unidad de negocio especializada, capaz de gestionar de forma profesional:

• La adquisición, transformación y explotación de activos inmobiliarios.
• La administración de una cartera superior a 50 inmuebles.
• El soporte al patrimonio privado de la familia propietaria.
• La identificación y desarrollo de nuevos proyectos de inversión.
• La coordinación integral de proveedores y servicios externos.

El puesto constituye la mano derecha operativa del Director de Family Office, garantizando la eficiencia, trazabilidad y continuidad del negocio.

4. OBJETIVOS DEL PUESTO

Objetivos Operativos

• Garantizar la gestión eficiente de la cartera inmobiliaria del Grupo.
• Coordinar todas las incidencias, mantenimientos y servicios asociados a los activos.
• Mantener permanentemente actualizada la documentación patrimonial y contractual.
• Optimizar los procesos administrativos y operativos del Family Office.

Objetivos Estratégicos

• Liberar al Director de tareas operativas de bajo valor estratégico.
• Facilitar la toma de decisiones mediante información e indicadores actualizados.
• Participar en la profesionalización y crecimiento del Family Office.
• Impulsar mejoras continuas en los procesos internos y la digitalización de la unidad.

5. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

A. Soporte Ejecutivo al Director de Family Office

• Gestión y organización de la agenda directiva.
• Preparación de reuniones, informes y documentación estratégica.
• Seguimiento y control de proyectos de inversión y transformación de activos.
• Elaboración de cuadros de mando e indicadores operativos.
• Coordinación interna con departamentos corporativos.
• Seguimiento de acuerdos y compromisos adquiridos por la Dirección.

B. Gestión Integral de Activos Inmobiliarios

• Administración documental de compraventas y alquileres.
• Preparación y seguimiento de contratos de arrendamiento.
• Gestión de fianzas y trámites con organismos oficiales.
• Actualización anual de rentas conforme al IPC.
• Coordinación con APIs y agentes inmobiliarios.
• Seguimiento de activos vacíos y procesos de comercialización.

C. Atención a Inquilinos y Gestión de Incidencias

• Punto de contacto operativo con los arrendatarios.
• Registro, seguimiento y resolución de incidencias.
• Coordinación de reparaciones y mantenimiento.
• Gestión amistosa de reclamaciones y morosidad.
• Seguimiento de cobros y regularización de impagos.

D. Coordinación de Proveedores y Servicios Externos

• Solicitud y comparación de presupuestos.
• Coordinación de empresas de mantenimiento y limpieza.
• Supervisión de trabajos realizados.
• Validación documental y económica de servicios prestados.
• Control de suministros y cambios de titularidad.
• Seguimiento de gastos comunitarios y contratos de servicios.

E. Soporte al Patrimonio Familiar

• Gestión administrativa de inmuebles privados.
• Coordinación del mantenimiento de residencias y vehículos.
• Organización documental del patrimonio familiar.
• Gestión de proveedores y servicios personales.
• Garantía de confidencialidad absoluta en todas las actuaciones.

F. Mejora Continua y Digitalización

• Implantación de procedimientos operativos estandarizados.
• Digitalización y archivo electrónico del patrimonio documental.
• Propuesta de mejoras organizativas y de eficiencia.
• Participación en proyectos de innovación y diversificación impulsados por la Dirección.

6. ÁMBITO DE RESPONSABILIDAD

El puesto será responsable de:

• La operativa diaria del Family Office.
• La coordinación administrativa de más de 50 activos inmobiliarios.
• La trazabilidad documental y contractual del patrimonio.
• La interlocución con proveedores e inquilinos.
• El soporte ejecutivo al Director de Inversiones.
• La custodia de información confidencial y patrimonial.
• La implantación de mejoras y nuevos procedimientos internos.

7. PERFIL PROFESIONAL

Formación Académica

Preferentemente:

• Grado en Administración y Dirección de Empresas.
• Derecho.
• Gestión Inmobiliaria.
• Relaciones Laborales.
• Ciencias Empresariales.

Valorable:

• Máster en Real Estate.
• Máster en Gestión Patrimonial o Family Office.
• Formación en Wealth Management.
• Formación financiera y fiscal aplicada al patrimonio.

Experiencia Profesional

Experiencia mínima:

Entre 5 y 8 años en posiciones relacionadas con:

• Family Office.
• Property Management.
• Gestión patrimonial.
• Administración inmobiliaria.
• Executive Assistant de Alta Dirección.
• Coordinación operativa de inversiones inmobiliarias.

Será especialmente valorable haber trabajado en empresas familiares o grupos empresariales diversificados.

8. COMPETENCIAS TÉCNICAS

Se valorará experiencia en:

Gestión Patrimonial

• Contratos de alquiler.
• Compraventa de activos.
• Gestión documental inmobiliaria.
• Relación con notarías y registros.
• Gestión de suministros y comunidades.

Gestión Empresarial

• Office 365 y Excel avanzado.
• Power BI o herramientas de reporting.
• ERP inmobiliarios.
• Gestión presupuestaria.
• Control documental y administrativo.

Coordinación Operativa

• Gestión de proveedores.
• Coordinación de equipos externos.
• Organización de proyectos.
• Seguimiento de indicadores de negocio.

9. COMPETENCIAS PERSONALES

Confianza y discreción

Capacidad para gestionar información estratégica y patrimonial bajo estrictos criterios de confidencialidad.

Orientación al negocio

Entender el impacto económico de cada actuación y priorizar la generación de valor para el Grupo.

Capacidad organizativa

Gestionar simultáneamente múltiples proyectos, activos y prioridades.

Proactividad

Anticiparse a problemas y plantear soluciones antes de que afecten a la operativa.

Orientación a resultados

Trabajar con objetivos medibles y foco permanente en la eficiencia.

Capacidad relacional

Mantener una interlocución profesional con propietarios, proveedores, administraciones, inquilinos y dirección.

Adaptabilidad

Capacidad para desenvolverse en un entorno empresarial dinámico y en crecimiento.

10. INDICADORES DE DESEMPEÑO (KPIs)

Gestión Patrimonial

• Nivel de ocupación de los activos.
• Tiempo medio de comercialización de inmuebles.
• Ratio de morosidad.
• Incremento anual de rentas conforme a mercado.

Gestión Operativa

• Tiempo medio de resolución de incidencias.
• Cumplimiento de plazos administrativos.
• Número de incidencias cerradas dentro del SLA establecido.
• Nivel de satisfacción de inquilinos y dirección.

Mejora Continua

• Número de procesos digitalizados.
• Reducción de tiempos administrativos.
• Mejoras implantadas anualmente.
• Ahorros obtenidos por optimización de proveedores y servicios.

11. EVOLUCIÓN PROFESIONAL

La posición podrá evolucionar hacia responsabilidades de mayor alcance dentro del Grupo:

• Responsable de Operaciones del Family Office.
• Director Adjunto de Inversiones.
• Property Manager Corporativo.
• Responsable de Patrimonio e Inversiones.
• Director de Operaciones Patrimoniales.

La vocación del puesto es convertirse en una figura estratégica y de máxima confianza para la Dirección y la familia propietaria, participando activamente en la profesionalización y expansión futura del Family Office.

PROPÓSITO CORPORATIVO DEL PUESTO

"Contribuir al crecimiento sostenible del patrimonio del Grupo y de la familia propietaria mediante una gestión operativa excelente, rigurosa y confidencial, actuando como facilitador estratégico para que la Dirección pueda concentrarse en la generación de nuevas oportunidades de inversión y creación de valor."